Поиск

Сколько лет хранятся больничные листы в организации?

Сколько хранятся больничные листы в организации, интересует (довольно часто и совершенно обоснованно) работников бухгалтерии, делопроизводителей и других сотрудников, ответственных за работу с документами. Исчерпывающий ответ на этот вопрос вы получите, ознакомившись с предлагаемой нами далее статьей.

Несколько слов о больничном листе

Сколько лет хранятся больничные листы в организации?Больничный лист подтверждает наличие у работника травм или заболеваний, в результате которых он временно не имеет возможности выполнять свою работу. В случае если продолжительность лечения травмы или заболевания не превышает 15 дней, больничный выдается лечащим врачом, при превышении этого срока — специальной комиссией, сформированной в лечебном учреждении. Документ является бланком строгой отчетности, порядок его выдачи и оформления регулируется приказом Минздрава «Об утверждении порядка выдачи листков нетрудоспособности» от 29.06.2011 № 624н.

При предъявлении больничного листа работником в организации зачастую возникает вопрос, к какому виду документов относится больничный, т. к. от этого зависят и порядок, и срок его хранения/уничтожения. Ведь больничный лист, с одной стороны, является первичным учетным документом в силу требований статьи 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.11.2011 № 402-ФЗ, поскольку на его основе организацией проводятся выплаты работнику, что является безусловным фактом ее хозяйственной деятельности. С другой же стороны, он служит также основанием для выплаты работнику пособия из средств соцстраха — следовательно, одновременно он является еще и страховым документом.

Так как страховые и бухгалтерские вопросы регулируются различными нормативными документами, рассмотрим требования каждого из них.



Сколько лет хранить больничные листы в бухгалтерии?

При рассмотрении больничного как бухгалтерского документа вопрос со сроками и порядком его хранения решается довольно просто. Именно этому вопросу посвящена статья 29 уже упомянутого нами ФЗ «О бухучете», в которой указан четкий срок — не менее 5 лет. При этом храниться такие документы должны в безопасном месте, исключающем возможность внесения в них изменений посторонними лицами, повреждение или уничтожение. Что касается порядка расчета срока хранения, то его течение будет исчисляться после окончания того финансового года, когда документ был использован при составлении отчетности организации.

Однако в России действует еще и приказ Минкультуры РФ «Об утверждении…» от 25.08.2010 № 558, которым утвержден перечень типовых управленческих документов, образующихся в ходе деятельности организаций, регулирующий в том числе и порядок их хранения. В данном перечне срок хранения первичных бухгалтерских документов определяется пунктом 4 и равен 5 годам. При этом пункт 11.1 перечня относит больничный лист также к страховым документам, срок хранения которых аналогичен и равняется 5 годам.

Несмотря на кажущееся единодушие, пункт 11.1 перечня содержит в себе очень хитрую ловушку, в которую может попасть неопытный бухгалтер. Дело в том, что существует еще один закон — «О страховых взносах в ПФ РФ, ФСС РФ, ФОМС» от 24.07.2009 № 212-ФЗ, статья 28 которого определяет иные сроки хранения страховых документов. Данная норма определяет обязанности плательщиков взносов, устанавливая в том числе и требование о хранении документации, на основании которой проводились начисление и выплата страховых взносов, в течение 6 лет.

Есть ли противоречие?

У юриста сразу же возникнет мысль, что противоречия здесь нет, так как исчисление взносов в соцстрах не имеет ничего общего с выплатами по больничному. Однако уже упомянутый нами ФЗ о страховых взносах рассматривает данный вопрос иначе. Пунктом 1 статьи 7 данного ФЗ определяется база, с учетом которой рассчитываются страховые взносы. В данную базу включаются все выплаты работнику, которые начисляются в его пользу работодателем.

Однако в силу статьи 9 того же ФЗ выплаты по больничному листу в данную базу не включаются. Говоря проще, с «больничных» денег, выплаченных работнику, взносы платить не требуется, так как они затем будут частично возмещены организации из средств соцстраха.

Соответственно, при решении вопроса о том, сколько хранить больничные листы в организации, требуется руководствоваться самым продолжительным сроком, т. е. хранить их нужно 6 лет. При этом ссылаться необходимо не на принадлежность больничного листка к первичным учетным документам, а на требования статьи 28 закона «О страховых взносах в ПФ РФ, ФСС РФ, ФОМС» от 24.07.2009 № 212-ФЗ.

Итак, хранить больничные листы необходимо в месте, ограничивающем доступ к ним посторонних лиц. При этом порядок хранения определяется внутри самой организации. Лишь по истечении 6 лет, которые исчисляются с момента окончания финансового года, в котором данный лист был использован, он может быть уничтожен.